Kurumsal Müşteri Programı Başvurusu — Aydınlatma Metni

1. 1.1Veri sorumlusu: Otiva Yazılım Otomotiv İthalat İhracat San. ve Tic. Ltd. Şti., Sanayi Mah. Dumlupınar Cad. No:12B, Merkez/Kırıkkale 71100. Başvuru kanalları: sipariş takip sayfanızdaki "İade talebi" akışı (tek tıkla; üyelik gerekmez); hesabınıza giriş yaparak "Bize Ulaşın" formu; telefon ve WhatsApp: 0546 455 11 10; yazılı bildirim (posta): Otiva Yazılım Otomotiv İthalat İhracat San. ve Tic. Ltd. Şti., Sanayi Mah. Dumlupınar Cad. No:12B, Merkez/Kırıkkale 71100; e-posta: finans@otiva.com.tr.

1. 2.1Başvuru formunda: işletme adı ve türü, uzmanlık alanları, çalışan sayısı bandı, il/ilçe ve açık iş adresi, yetkili kişinin adı-soyadı, cep ve sabit telefon numarası, yazışma e-posta adresi, varsa işletmenin harita bağlantısı ve vergi kimlik numarası ya da T.C. kimlik numarası.
2. 2.2Yüklediğiniz belgelerde: Vergi levhası, İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı, Esnaf ve Sanatkârlar Odası kayıt / sicil belgesi, Ticaret Odası faaliyet belgesi, Ustalık belgesi, İşletme fotoğrafı — tabela / atölye; bu belgelerin üzerinde yer alan işletme unvanı, vergi kimlik numarası, vergi dairesi, adres ve belge tarih/numara bilgileri. Bu belgelerin hiçbiri tek başına zorunlu değildir; başvurunuzda en az 0 tanesinin bulunması yeterlidir.
3. 2.3Vergi kimlik numaranız / T.C. kimlik numaranız yönetim listelerimizde MASKELİ gösterilir (örn. 123******01); tam değere yalnızca yetkili yönetici hesapları, başvuru değerlendirmesi sırasında erişir.

1. 3.1Veriler, otiva.com.tr üzerindeki başvuru formu ve belge yükleme alanı aracılığıyla doğrudan sizden, elektronik ortamda toplanır.
2. 3.2Amaçlar: (a) başvurunuzun değerlendirilmesi ve işletmenizin faal ve gerçek olduğunun doğrulanması, (b) sizinle telefonla iletişime geçilmesi, (c) onay hâlinde kurumsal kaydınızın oluşturulması, (d) programın kötüye kullanımının (hayalî işletme, mükerrer başvuru) önlenmesi.

1. 4.1İşletme ve iletişim bilgileriniz, sözleşmenin kurulması ve ifası için gerekli olması sebebiyle (KVKK md.5/2-c) işlenir.
2. 4.2Belgeleriniz ve doğrulama kayıtları, işletmenin gerçekliğinin denetlenmesine ve programın kötüye kullanılmasının önlenmesine ilişkin meşru menfaatimiz sebebiyle (KVKK md.5/2-f) işlenir.
3. 4.3Bu veriler bakımından AÇIK RIZANIZA DAYANILMAMAKTADIR; dolayısıyla bu veriler için geri alınacak bir rıza da bulunmamaktadır. Ticari elektronik ileti (kampanya duyurusu) almayı ayrıca seçtiyseniz, YALNIZ o izin açık rızanıza dayanır ve her zaman geri alınabilir.

1. 5.1Başvuru bilgileriniz ve belgeleriniz üçüncü kişilere AKTARILMAZ; yalnızca Otiva'nın yetkili yönetici hesapları tarafından, başvuru değerlendirmesi amacıyla görüntülenir.
2. 5.2Yurt dışına aktarım: Otiva'nın sunucu ve veri altyapısı Amazon Web Services'in İsveç (Stockholm) bölgesinde barındırılmaktadır; bu nedenle verileriniz yurt dışında saklanmakta ve işlenmektedir. Bu aktarım KVKK md.9 kapsamında yürütülür.

!Belgeleriniz herkese açık bir adreste TUTULMAZ. İnternet üzerinden doğrudan erişilebilecek kalıcı bir bağlantıları yoktur; görüntüleme yalnızca yetkili yönetici hesaplarına ve belgeyi yükleyen size açıktır.

1. 6.1Başvurunuz ONAYLANIRSA: yüklediğiniz belge dosyaları en geç 2 yıl içinde silinir; belgenin türü, doğrulandığı tarih ve doğrulayan yetkili bilgisi kayıtta kalır. Ticari ilişkiye dönüşen kayıtlar, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca 10 yıl saklanır.
2. 6.2Başvurunuz REDDEDİLİRSE: yüklediğiniz belge dosyaları, ret kararından itibaren 30 gün içinde silinir (itiraz ve yeniden başvuru penceresi).
3. 6.3Başvurunuzu GÖNDERMEDEN BIRAKIR ya da GERİ ÇEKERSENİZ: belgeleriniz ve başvuru kaydınız 7 gün içinde silinir.
4. 6.4Başvurunuzda EKSİK BELGE bildirdiğimiz hâlde tamamlamazsanız: belgeleriniz ve başvuru kaydınız, bildirim tarihinden itibaren 180 gün içinde silinir.
5. 6.5Başvurunuz KARARA BAĞLANMADAN kuyrukta kalırsa: belgeleriniz ve başvuru kaydınız, gönderim tarihinden itibaren en geç 365 gün içinde silinir. Değerlendirme normalde 1-2 iş günü sürer; bu süre bir üst sınırdır, hedef değildir.
6. 6.6Bu süreler işletme kararıyla belirlenmiştir ve mevzuattaki azami sürelerin altındadır; değişmeleri hâlinde bu metin güncellenir.

1. 7.1Sizden şu belgeler İSTENMEZ ve yüklenmemelidir: adli sicil kaydı, sağlık raporu / işe giriş raporu, kimlik kartı / nüfus cüzdanı fotokopisi, sgk hizmet dökümü / bordro, ıban / banka hesap belgesi.
2. 7.2Yanlışlıkla yüklenen bu tür bir belge tespit edildiğinde, incelenmeden silinir ve sizden doğru belge istenir.

!Bu liste kozmetik değildir: yükleme uç noktası yalnızca yukarıda sayılan istenen belge türlerini kabul eder; listede olmayan bir tür gönderilirse istek reddedilir.

1. 8.1Verilerinize erişme, düzeltme, silinmesini isteme, işlenmesine itiraz etme ve aktarım bilgisi talep etme haklarına sahipsiniz.
2. 8.2Yüklediğiniz belgeleri başvuru durum sayfanızdan görüntüleyebilir, başvurunuzu geri çekerek belgelerinizin silinmesini sağlayabilirsiniz. Hesabınızı sildiğinizde kurumsal müşteri başvurunuz ve yüklediğiniz tüm belgeler de silinir.
3. 8.3Başvurularınızı şu kanallardan iletebilirsiniz: sipariş takip sayfanızdaki "İade talebi" akışı (tek tıkla; üyelik gerekmez); hesabınıza giriş yaparak "Bize Ulaşın" formu; telefon ve WhatsApp: 0546 455 11 10; yazılı bildirim (posta): Otiva Yazılım Otomotiv İthalat İhracat San. ve Tic. Ltd. Şti., Sanayi Mah. Dumlupınar Cad. No:12B, Merkez/Kırıkkale 71100; e-posta: finans@otiva.com.tr.